Как правильно распланировать бюджет на организацию праздника

Как правильно распланировать бюджет на организацию праздника

При организации торжественного мероприятия важно уметь правильно планировать бюджет, особенно если в средствах имеются определенные ограничения. Если знать, как планировать бюджет, то это позволит исключить ненужные траты. Поэтому прежде чем приступать к покупке продуктов и напитков важно все тщательно продумать. Если грамотно подойти к решению данного вопроса, то это позволит исключить лишние траты, но при этом организовать мероприятие, которое гарантировано, будет проведено интересно и весело.

Советы по планированию организации праздничного мероприятия

1. Определяем общую стоимость. Нужно четко понимать, какое количество средств выделяется на организацию запланированного мероприятия. При этом неправильно, если средства будут многократно превышать ваши реальные финансовые возможности. В данном случае следует определять бюджет так, чтобы траты не существенно отражались на финансовом положении. Возможно, многие посчитают, что это простой совет и начнут им пренебрегать, но нужно понимать, что торжество закончится, а вам после него нужно еще на что-то жить. Если планировать вечеринку не учитывая реальные возможности, то очередные траты могут попросту поставить в тупик. Поэтому при формировании бюджета нужно обратить внимание на следующие факторы:

· Где проводится мероприятие (средства, выделяемые на аренду);

· Общее количество гостей;

· Во сколько обходится меню и напитки;

· Дополнительные затраты (оплата услуг флориста, фотографа, оператора, ведущего).

Стоит отметить, что при организации обычной вечеринки основной частью расход будет покупка закусок и напитков. Но если планируется день рождение или свадьба, то в этом случае сложно будет, обойтись без дополнительных расходов, поскольку потребуется заказывать на мероприятие фотографа, ведущего, с помощью которого будет проводиться непосредственно мероприятие. Кроме этого, потребуется хороший дизайнер и флорист, которые украсят зал, где проводится торжество.

2. Ответственность при распределении бюджета. При отсутствии опыта в данном мероприятии будет сложно сделать все правильно, поэтому чтобы не запутаться и не упустить главные аспекты нужно опираться на следующие правила:

· Примерно 45-55% от всего бюджета потребуется выделить на аренду помещения, где будет проводиться мероприятие. Если планируется пользоваться услугами ведущего и фотографа, то нужно будет запланировать еще минимум 10% от выделяемых средств.

· Оформление зала даже если не будет привлекаться профессиональный флорист, дизайнер может обойтись еще в 10-15% всех выделяемых средств, но здесь все индивидуально и будет зависеть от размаха и используемых материалов.

· Кроме этого, нужно учесть, что не получится обойтись без услуг дополнительных специалистов, которые будут оказывать помощь в проведении мероприятия. В данном случае может потребоваться выделить до 40% от общего бюджета, который вами запланирован.

3. Формирование меню для планируемого торжества. Нужно правильно формировать меню и выбирать напитки, поскольку это одна из основных составляющих хорошего мероприятия. На этот пункт расходов следует обратить особое внимание, при этом нужно учитывать, что затраты могут существенно различаться в зависимости от того, где и какие будут заказываться напитки и продукты. Что касается минимальной суммы на одного человека, то сегодня она может, составит до 500-та рублей, при этом максимальную обозначить сложно, так как здесь все зависит от ваших финансовых возможностей, предпочтений и фантазии. Сегодня заказать еду для проведения мероприятия можно обратившись к:

· Профессиональным кейтерингам. Идея достаточно хорошая, поскольку это позволяет рассчитывать на максимальное кач5ество, и оперативность, однако подобное удовольствие достаточно затратное. Стоимость исходных продуктов может увеличиваться в 3-4 раза. Кроме этого отдельно может потребоваться оплачивать труд повара и официантов, которые будут обслуживать ваше мероприятие;

· Рестораторам. Можно обратиться в ресторан и заказать нужное количество еды в нем, однако первоначально следует убедиться в том, что здесь вкусно и хорошо готовят. Нужно будет выяснить во сколько обойдется приготовление блюд. Но здесь нужно учесть, что заказчики обычно оплачивают приготовлению пищи, что касается закусок и нарезок, то их в дальнейшем нужно будет раскладывать по тарелкам самостоятельно. В принципе сотрудничество с рестораном будет выгоднее, поскольку здесь все с учетом ваших пожеланий приготовят и при необходимости могут даже доставить на указанный вами адрес, что позволит сэкономить собственное время.

4. Выбираем напитки. Если не придерживаться запланированного бюджета, а именно средств, которые планируется выделить на данную статью расходов, то все может быстро выйти из-под контроля. Чтобы все остались довольными нужно придерживаться определенных правил. Например, можно предложить гостям только пиво и вино. Стоит отметить, что в этом случае все останутся довольными, поскольку все женщины любят вино, а мужчины не отказывают в удовольствии выпить пиво. Что касается крепких спиртных напитков, то от них, в случае если планируется обычная вечеринка лучше отказаться. Однако если принято решение использовать их на мероприятии, то рекомендуется рассматривать только водку или только коньяк.

Конечно, это только рекомендации, какие напитки и какие закуски заказывать при формировании мероприятия организаторы вправе определяться самостоятельно. Однако если составить четкий план, то это позволит пускай не экономить, но сформировать статьи расходов максимально правильно. Конечно, если в подобных вопросах опыта недостаточно, то не лишним обратиться к организаторам торжественных мероприятий, который учитывая все ваши пожелания, а также финансовые возможности помогут с организацией запланированного вами торжественного мероприятия, на котором всем вашим гостям будет весело, вкусно и комфортно.